در جلسه لازم نیست همه گفتگوها را بنویسید. موضوعات مهم، تصمیمهای قطعی، پرسشهای باز و کارهای بعدی را ثبت کنید و برای هر کار، مسئول و مهلت مشخص بگذارید.
هدف از یادداشت برداری در جلسات کاری ثبت تکتک جملهها نیست. یادداشت خوب باید به کسی که بعدا آن را میخواند بگوید چه موضوعی مطرح شد، چه تصمیمی گرفته شد و چه کاری را چه کسی تا چه زمانی انجام میدهد. اگر این سه مورد روشن باشند، حتی یک صفحه یادداشت کوتاه از چند صفحه شرح گفتگو کاربردیتر است.
پیش از جلسه، صفحه یادداشت را چگونه آماده کنیم؟
چند دقیقه پیش از شروع جلسه، قالب یادداشت را بسازید تا هنگام گفتگو درگیر مرتبکردن صفحه نباشید. بالای صفحه، عنوان جلسه، تاریخ، هدف و نام حاضران را بنویسید. سپس موضوعات دستور جلسه را به ترتیب بیاورید و زیر هر موضوع برای «نکات مهم»، «تصمیم» و «اقدام بعدی» جا بگذارید.
اگر جلسه ادامه بحث قبلی است، اقدامهای باز جلسه گذشته را هم مقابل خود قرار دهید. این کار کمک میکند بهجای شروع دوباره همان بحث، وضعیت کارها را بپرسید: چه چیزی انجام شده، چه چیزی عقب مانده و مانع آن چیست؟
لازم نیست قالب پیچیده باشد. همین چهار بخش برای بیشتر جلسات کافی است:
- موضوعات جلسه
- تصمیمهای قطعی
- کارهای بعدی، همراه با مسئول و مهلت
- پرسشها و موارد حلنشده
پیش از آغاز، مشخص کنید یادداشت برای استفاده شخصی شماست یا قرار است میان اعضای تیم پخش شود. در حالت دوم، عبارتها باید برای فردی که در جلسه نبوده نیز قابل فهم باشند؛ مثلا بهجای «همان طرح قبلی»، نام طرح یا پروژه را بنویسید.
در طول جلسه چه چیزهایی را یادداشت کنیم؟
برای هر موضوع، نتیجه بحث را ثبت کنید، نه مسیر کامل گفتگو را. اگر سه نفر درباره زمان تحویل پیشنهادهای متفاوتی دادند و در پایان بر یک تاریخ توافق شد، همان تاریخ و دلیل مهم انتخاب آن را بنویسید. پیشنهادهای ردشده فقط وقتی ارزش ثبت دارند که احتمال بازگشت به آنها وجود داشته باشد.
تصمیم را از پیشنهاد جدا کنید
جمله «شاید انتشار را عقب بیندازیم» تصمیم نیست. اما «انتشار تا سهشنبه آینده عقب افتاد» تصمیمی روشن و قابل استناد است. اگر نتیجه هنوز قطعی نشده، آن را در بخش «پرسشهای باز» بگذارید و بنویسید چه کسی قرار است پاسخ را مشخص کند.
هنگام یادداشت برداری به این نشانهها توجه کنید:
- تصمیم: چه چیزی تایید، رد یا تغییر داده شد؟
- اقدام: خروجی مشخص کار چیست؟
- مسئول: چه کسی پاسخگوی انجام آن است؟
- مهلت: کار تا چه تاریخی باید آماده شود؟
- مانع: انجام کار به پاسخ یا تحویل چه چیزی وابسته است؟
برای نمونه، «پیگیری طراحی» مبهم است. «مریم نسخه اصلاحشده طرح جلد را تا چهارشنبه برای تایید ارسال کند» را میتوان پیگیری کرد. اگر مسئول یا مهلت در گفتگو مشخص نشد، همانجا بپرسید. حدسزدن این دو مورد پس از جلسه ممکن است باعث برداشتهای متفاوت شود.
قرار نیست برای نوشتن هر نکته، جریان جلسه را متوقف کنید. عبارتهای کوتاه بنویسید و کنار موارد مبهم علامت بگذارید تا در پایان جلسه آنها را روشن کنید.
نمونه قالب یادداشت برداری در جلسه کاری
این قالب را میتوانید در دفتر یا سند دیجیتال کپی کنید. بخشهایی را که در جلسه شما کاربرد ندارند حذف کنید، اما «تصمیمها» و «اقدامها» را با هم یکی نکنید.
عنوان جلسه: بررسی برنامه انتشار ماه آینده
تاریخ: ۱۵ مهر
هدف: تایید موضوعات و زمان تحویل محتوا
حاضران: مدیر محتوا، نویسنده، طراح
خلاصه موضوعات: سه موضوع پیشنهادی بررسی شد. برای یکی از موضوعات، اطلاعات محصول هنوز کامل نیست.
تصمیمهای قطعی:
- دو موضوع اول برای تولید تایید شدند.
- تصمیم درباره موضوع سوم پس از دریافت مشخصات محصول گرفته میشود.
اقدامهای بعدی:
کار مشخص | مسئول | مهلت |
ارسال ساختار دو مقاله تاییدشده | نویسنده | ۱۸ مهر |
تکمیل مشخصات محصول سوم | مدیر محتوا | ۱۷ مهر |
آمادهکردن طرح تصویر مقاله اول | طراح | ۲۰ مهر |
پرسش باز: آیا اطلاعات محصول سوم تا پیش از جلسه بعد کامل میشود؟
زمان بررسی بعدی: ۲۱ مهر
تاریخها و نامها در این نمونه فرضیاند. نکته مهم، شکل ثبت کارهاست: هر ردیف یک خروجی مشخص، یک مسئول و یک مهلت دارد. اگر کاری به چند نفر وابسته است، میتوانید همکاری دیگران را در توضیح آن بیاورید، اما فرد پیگیر اصلی را مشخص نگه دارید.
یادداشتهای جلسه را پس از پایان چگونه خلاصه کنیم؟
تا وقتی گفتگو در ذهنتان تازه است، یادداشتهای پراکنده را مرور کنید. جملههای ناقص را روشن کنید، تکرارها را بردارید و مطمئن شوید هیچ پیشنهادی بهاشتباه در فهرست تصمیمهای قطعی قرار نگرفته است. خلاصه نهایی بهتر است با نتیجه جلسه شروع شود، نه با شرح اینکه چه کسی ابتدا چه گفت.
پیش از فرستادن یادداشت برای دیگران، سه پرسش را بررسی کنید: آیا تصمیمها بدون نیاز به توضیح شفاهی فهمیده میشوند؟ آیا هر کار مسئول و مهلت دارد؟ آیا موضوعات حلنشده جدا از تصمیمها ثبت شدهاند؟ اگر پاسخ یکی منفی است، یادداشت هنوز برای پیگیری آماده نیست.
خلاصه را در جای مشخصی که اعضای مرتبط به آن دسترسی دارند نگه دارید. کارهای ثبتشده را نیز به فهرست وظایف تیم منتقل کنید؛ باقیماندن آنها فقط در متن جلسه، پیگیری را دشوار میکند. به نقل از راهنمای الگوی جلسات اتلسیان، ثبت جداگانه تصمیمها و اقدامها کمک میکند اعضای تیم برداشت مشترکی از نتیجه جلسه داشته باشند.
یادداشت برداری روی کاغذ بهتر است یا با ابزار دیجیتال؟
هیچکدام برای همه جلسات انتخاب برتر نیست. کاغذ برای ثبت سریع نکتهها، کشیدن طرح و نوشتن در جلسهای که نمیخواهید مدام به صفحهنمایش نگاه کنید مناسب است. ابزار دیجیتال جستوجوی یادداشتهای قبلی، اشتراکگذاری و تبدیل اقدامها به وظیفه را آسانتر میکند.
معیار انتخاب، مرحله بعد از نوشتن است. اگر روی کاغذ یادداشت میکنید و دیگران هم باید تصمیمها را بدانند، پس از جلسه خلاصه قابل اشتراک تهیه کنید. اگر دیجیتال مینویسید، اعلانها را خاموش کنید و قالب ثابتی داشته باشید تا میان پیامها و پروندههای دیگر پراکنده نشوید. در هر دو روش، یادداشتی ارزشمند است که بتوانید تصمیم و مسئول هر کار را بهسرعت در آن پیدا کنید.
برای جلساتی که تصمیمها باید در تاریخ مشخصی پیگیری شوند، استفاده از یک دفتر تاریخدار کمک میکند یادداشت هر جلسه در جای ثابتی ثبت شود. نمونه مدلهایی که برای ثبت جلسات و برنامههای روزانه مناسباند در این صفحه قابل مشاهده است: https://www.bargcalendar.com/سررسید/
جمع بندی
برای یادداشت برداری در جلسات کاری، پیش از جلسه یک قالب کوتاه آماده کنید، هنگام گفتگو تصمیمها را از پیشنهادها جدا نگه دارید و هر اقدام را با مسئول و مهلت بنویسید. پس از جلسه نیز یادداشت خام را به خلاصهای روشن تبدیل کنید و کارها را به محل پیگیری تیم ببرید. برای جلسه بعد، همین قالب را از پیش آماده کنید؛ نتیجه آن یادداشتی است که فقط بایگانی نمیشود، بلکه به انجام کار کمک میکند.
برچسب ها :
ناموجود- نظرات ارسال شده توسط شما، پس از تایید توسط مدیران سایت منتشر خواهد شد.
- نظراتی که حاوی تهمت یا افترا باشد منتشر نخواهد شد.
- نظراتی که به غیر از زبان فارسی یا غیر مرتبط با خبر باشد منتشر نخواهد شد.
ارسال نظر شما
مجموع نظرات : 0 در انتظار بررسی : 0 انتشار یافته : 0